Verwerkers­overeenkomst

1. In het kort

• Wij gebruiken uw foto's nooit voor iets anders zonder uw schriftelijke toestemming: geen training, geen reclame, geen etalage.
• Uw accountgegevens staan in Duitsland. Uw foto's staan bij Cloudflare R2, waar Cloudflare de locatie kiest. AI-functies gebruiken waar mogelijk EU-endpoints.
• Verwijdert u uw account, dan gaat het direct offline en wissen wij uw foto's en gegevens na 14 dagen. Tot die tijd kunt u het herstellen.
• Nieuwe verwerkingen, zoals gezichtsgroepering, staan altijd uit tot u ze aanzet.
• Gaat er iets mis met uw gegevens, dan melden wij het binnen 24 uur nadat wij het ontdekken.

2. Wie is wie

U bepaalt wat er gebeurt met de foto's en klantgegevens die u in ProFotograaf zet. Daarmee bent u de verwerkingsverantwoordelijke. ProFotograaf (KvK 84222689, Nederland) verwerkt ze voor u en is de verwerker.

Deze overeenkomst gaat over de persoonsgegevens die u in ProFotograaf bewaart:

• foto's van u, uw klanten en de mensen daarop;
• klantgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, notities, boekingen, offertes, facturen, berichten en vragenlijsten;
• contracten: naam, IP-adres en browser van de ondertekenaar;
• activiteit in uw galerijen: favorieten, keuzes bij het selecteren, weergaven en downloads, vastgelegd onder een gepseudonimiseerde sleutel;
• websitebezoekers: berichten via het contactformulier en reacties.

Uw eigen accountgegevens als klant van ProFotograaf vallen onder onze privacyverklaring, waarin wij de verwerkingsverantwoordelijke zijn.

3. Wat wij met uw foto's doen

Wij verwerken uw gegevens alleen om de dienst te leveren waarvoor u zich aanmeldde, en alleen op uw instructies. Uw instructies zijn de instellingen die u kiest en de handelingen die u in ProFotograaf verricht.

Dit doen wij:

• uw foto's, galerijen en klantgegevens bewaren;
• beeldformaten en voorbeelden maken en tonen aan de mensen met wie u ze deelt;
• de e-mails versturen die u in gang zet, zoals een galerijlink naar een klant;
• back-ups maken, zodat wij na een storing kunnen herstellen.

Dit doen wij nooit zonder uw schriftelijke toestemming:

• uw foto's gebruiken om AI-modellen te trainen of te verbeteren;
• uw foto's gebruiken in onze eigen reclame, etalage of sociale media;
• uw foto's of klantgegevens verkopen, verhuren of delen met wie dan ook;
• uw foto's bekijken, behalve als u ons om ondersteuning vraagt of de wet het eist.

Moeten wij op grond van de wet gegevens verstrekken, dan melden wij dat eerst aan u, tenzij de wet dat verbiedt.

4. Waar uw gegevens staan

Uw accountgegevens staan in Duitsland. Uw fotobestanden staan bij Cloudflare R2, waar Cloudflare de locatie kiest en wij nog geen EU-jurisdictie hebben ingesteld. Wij gebruiken de onderstaande subverwerkers, en waar die een EU-endpoint bieden, gebruiken wij dat.

Wij melden het u minstens 30 dagen voordat wij een subverwerker toevoegen of vervangen. Maakt u bezwaar en komen we er samen niet uit, dan mag u uw account beëindigen en betalen wij het ongebruikte deel van uw abonnement terug.

Gaan gegevens de EU uit, dan berusten wij op het EU-VS Data Privacy Framework of op de modelcontractbepalingen van de EU.

5. Beveiliging en incidenten

Wij beschermen uw gegevens met deze maatregelen:

• Al het verkeer is versleuteld met TLS.
• Inloggen kan met passkeys. Links naar galerijen en het klantportaal gebruiken onraadbare tokens, en portaaltokens slaan wij gehasht op.
• Geheimen zijn versleuteld en bereiken alleen de onderdelen die ze nodig hebben. Onze servers draaien met minimale rechten.
• Alleen de beheerder van ProFotograaf heeft toegang tot de productiesystemen.
• Fotobestanden en databaseback-ups zijn in rust versleuteld (AES-256) door onze opslagpartij, Cloudflare R2. Instagram-toegangstokens zijn versleuteld in onze database.
• Wij maken elke nacht een databaseback-up en testen elke week een herstel. Back-ups bewaren wij 14 dagen.
• Fouten en ongebruikelijke activiteit worden vastgelegd en bewaakt.
• Bezoekersidentificatie verloopt. De sleutel achter galerijweergaven, portfolioweergaven en downloads is een hash met een serversgeheim dat elke kalendermaand verandert, en wordt twaalf maanden na de weergave of download uit de registratie verwijderd. De tellingen blijven. Het adres en de browser bij een bericht via het contactformulier verwijderen wij na twaalf maanden, en de hash van het adres van een reageerder na 24 uur.
• Ondertekeningsgegevens van contracten (naam, IP-adres en browser van de ondertekenaar) dienen als bewijs van de handtekening. Ze blijven bij het ondertekende contract bewaard tot u het contract of uw account verwijdert.

Als er iets misgaat. Ontdekken wij een inbreuk die uw gegevens raakt, dan melden wij dat binnen 24 uur. Wij vertellen wat er gebeurd is, om welke gegevens het gaat, wat wij eraan doen en wat u mogelijk moet doen. U beslist daarna of u het meldt bij de Autoriteit Persoonsgegevens en bij uw klanten, en wij helpen u daarbij.

Een kwetsbaarheid melden. Een beveiligingsprobleem gevonden? Mail [email protected]. Ons beveiligingsbeleid en ons security.txt (/.well-known/security.txt) beschrijven hoe wij meldingen behandelen.

6. ProFotograaf verlaten

Verwijdert u uw account, dan gaat het direct offline en wissen wij uw foto's en gegevens na een bedenktijd van 14 dagen. Tot die datum kunt u het account zelf herstellen.

• Voordat u verwijdert. U kunt uw foto's op elk moment downloaden. Voor het verwijderen kunt u al uw facturen downloaden. Het bewaren daarvan gedurende de wettelijke bewaartermijn is uw verantwoordelijkheid.
• Verwijderen. Kies in uw instellingen Account, daarna Account verwijderen, en bevestig. Wij zeggen uw abonnement op en zetten uw website, galerijen, klantportaal en embeds direct offline.
• Tijdens de 14 dagen. Wij blijven uw gegevens namens u bewaren en gebruiken ze nergens anders voor. Uw account staat alleen herstellen, uw gegevens exporteren en uitloggen toe. Wij mailen u wanneer u de verwijdering aanvraagt, 7 dagen later en 1 dag voor het wissen, telkens met de datum en een link om te herstellen.
• Herstellen. Herstel het account op elk moment voor de datum en uw website, galerijen en klantportaal komen terug. Het account keert terug op het gratis pakket, omdat het abonnement is opgezegd toen u de verwijdering aanvroeg.
• Na 14 dagen. Wij wissen uw foto's, galerijen, klantgegevens en account. Vanaf het moment dat het wissen begint, is het niet meer terug te draaien.
• Back-ups. Kopieën in onze back-ups worden binnen 14 dagen overschreven en kunnen dus tot die tijd nog bestaan. Wij gebruiken nooit een back-up om een account te herstellen dat u verwijderde.

Een abonnement opzeggen is iets anders dan uw account verwijderen: u gaat aan het einde van de betaalde periode naar het gratis pakket en houdt uw werk. De stappen voor het wissen staan op onze pagina over gegevensverwijdering.

7. Gezichtsgroepering (gepland)

Wij plannen gezichtsgroepering in 2027. Het groepeert foto's van dezelfde persoon in een galerij, zodat u de foto's van iedereen snel vindt. Het staat uit tot u het aanzet.

• Uw keuze. Het staat standaard uit. U zet het aan per account of per galerij en kunt het op elk moment weer uitzetten.
• Alleen in de EU. Herkenning en groepering draaien op servers in de EU. Gezichtsgegevens verlaten de EU niet.
• Geen profielen. Wij bewaren alleen de groeperingsgegevens die nodig zijn om foto's van één persoon binnen uw account bij elkaar te houden. Wij koppelen een persoon nooit over accounts heen, geven een gezicht nooit een naam tenzij u die toevoegt, en gebruiken de gegevens nooit ergens anders voor.
• Wissen bij uitzetten. Zet u het uit, dan wissen wij de groeperingsgegevens binnen 30 dagen. Uw foto's blijven zoals ze zijn.
• Verwijderen per persoon. U kunt een persoon uit de groepering halen, bijvoorbeeld als een klant dat vraagt.

Gezichten groeperen om een persoon te herkennen is op grond van de AVG (artikel 9) een verwerking van biometrische gegevens. Wij voeren vóór de release een gegevensbeschermingseffectbeoordeling uit. Als verwerkingsverantwoordelijke hebt u een rechtsgrond nodig om het te gebruiken voor de mensen op uw foto's, meestal hun uitdrukkelijke toestemming. Wij geven u een tekst die u in uw boekingsvoorwaarden kunt opnemen.

Wij melden u minstens 30 dagen voordat gezichtsgroepering beschikbaar komt, met de definitieve details.

8. Uw rechten en onze hulp

• Verzoeken van uw klanten. Vraagt een klant om inzage, correctie of verwijdering van zijn gegevens, dan kunt u het meeste zelf doen in ProFotograaf. Voor wat u niet zelf kunt, helpen wij binnen 5 werkdagen.
• Instructies. Vinden wij dat een instructie van u de AVG schendt, dan melden wij dat voordat wij ernaar handelen.
• Bewijs. Op verzoek laten wij zien hoe wij deze overeenkomst naleven. U kunt eens per jaar een audit vragen, op eigen kosten en met 30 dagen opzegtermijn. Wij mogen ook een recent onafhankelijk rapport tonen.
• Vertrouwelijkheid. Iedereen bij ProFotograaf die bij uw gegevens kan, is gebonden aan geheimhouding.
• Hulp bij uw verplichtingen. Wij helpen u bij effectbeoordelingen en vragen van een toezichthouder, voor zover die onze verwerking betreffen.

9. Wijzigingen, looptijd en contact

• Vragen. Mail [email protected] over gegevensverwerking of privacy. Wij antwoorden binnen 5 werkdagen.
• Wijzigingen. Wij kondigen wijzigingen in deze overeenkomst minstens 30 dagen van tevoren per e-mail aan. Gaat u er niet mee akkoord, dan kunt u uw account beëindigen voordat de wijziging ingaat.
• Looptijd. Deze overeenkomst loopt zolang wij gegevens voor u verwerken. Ze eindigt zodra uw gegevens zijn gewist.
• Rangorde. Deze overeenkomst maakt deel uit van de algemene voorwaarden. Voor gegevensverwerking gaat ze voor op die voorwaarden.
• Recht. Nederlands recht is van toepassing.