Privacyverklaring

1. Wie wij zijn

De dienst op profotograaf.nl wordt geëxploiteerd door ProFotograaf, een Nederlandse eenmanszaak ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder KVK 84222689 ("wij", "ons"). Voor vragen over deze verklaring, of om een van de rechten uit artikel 11 uit te oefenen, mailt u naar [email protected].

2. Twee rollen, en waarom dat verschil uitmaakt

Wij verwerken persoonsgegevens in twee verschillende hoedanigheden, en uw rechten verschillen daartussen.

• Tegenover fotografen zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. U meldt zich aan, wij beheren uw account, uw facturatiegegevens en uw materiaal, en deze verklaring geldt voor die relatie.
• Tegenover de klanten en websitebezoekers van een fotograaf zijn wij verwerker. Bent u een bruidspaar dat een galerij heeft ontvangen, dan bepaalt de fotograaf wat er wordt vastgelegd en hoe lang. Deze verklaring vertelt u wat wij namens hen doen, maar een verzoek om verwijdering gaat eerst naar de fotograaf. Wij helpen altijd mee; zie artikel 12. De afspraken voor deze rol staan in onze verwerkersovereenkomst.

3. Wat wij vastleggen

Account en inloggen. Wij hebben geen eigen wachtwoordlogin. Accounts worden geauthenticeerd door onze identiteitsprovider, die ons uw naam, e-mailadres en een accountkenmerk doorgeeft. Wij zien of bewaren uw wachtwoord nooit.

Uw profiel en website. Alles wat u in uw portfolio invult: weergavenaam, kop, biografie, locatie, contactadres, sociale links waaronder een Instagram-handle, en de tekst en indeling van elke pagina die u publiceert.

Uw foto's en video. De bestanden die u uploadt, de kleinere versies die wij daaruit afleiden, en de technische metadata die erin zit. Camerabestanden bevatten vaak het tijdstip, de camera en soms GPS-coördinaten; wij bewaren het bestand zoals u het aanlevert.

Uw klanten. De CRM-gegevens die u aanmaakt: naam, e-mailadres, telefoonnummer, uw eigen notities, boekingen, offertes, facturen en de berichten uit het klantportaal. Dit zijn gegevens over andere mensen die u hebt ingevoerd. Zie artikel 2.

Bezoekers van uw openbare pagina's. Wanneer iemand een contactformulier op uw site invult, bewaren wij naam, e-mailadres, bericht, browser-user-agent en IP-adres, zodat u kunt antwoorden en wij misbruik kunnen tegengaan. Dat adres en die user-agent verwijderen wij twaalf maanden nadat het bericht binnenkwam; het bericht zelf blijft bij u. Galerijbezoekers die reageren laten een weergavenaam en hun tekst achter.

Gebruiksmeting. Wij tellen galerijweergaven, portfolioweergaven en downloads. Anonieme bezoekers worden geteld onder een sleutel die wordt afgeleid door hun IP-adres samen met hun user-agent te hashen; wij bewaren het adres zelf niet in die registraties. De hash wordt gemaakt met een geheim dat op onze servers staat en de sleutel verandert elke kalendermaand, dus een opgeslagen sleutel is niet terug te rekenen naar een adres en een bezoeker is niet van de ene maand naar de andere te volgen. Twaalf maanden na een weergave of download verwijderen wij de sleutel uit de registratie. De datum en de galerij blijven staan, en daaruit zijn de tellingen opgebouwd.

Facturatie. Neemt u een betaald abonnement, dan houdt onze betaaldienstverlener de kaartgegevens; wij ontvangen die nooit. Wij bewaren een klantreferentie, uw factuuradres, uw pakket en de status en historie van uw abonnement.

Apparaten. Koppelt u de desktop-uploader, dan bewaren wij een apparaatnaam, platform, applicatieversie en hostnaam, zodat u uw eigen apparaten kunt zien en intrekken. Uw eigen gebruik van de app. Ook leggen wij een visuele weergave van uw sessies in de app vast: welke pagina's u bezoekt, waar u klikt en hoe het scherm eruitziet terwijl u de app gebruikt, zodat wij fouten kunnen opsporen en kunnen begrijpen welke functies daadwerkelijk worden gebruikt. Wachtwoordvelden, betaalgegevens en de widgets van de identiteitsprovider zelf worden bij elke opname uitgesloten voordat er iets wordt vastgelegd.

4. Instagram

Een Instagram-account koppelen is volledig optioneel en staat standaard uit. Niets in dit artikel gebeurt zonder die koppeling, en ontkoppelen draait alles terug. Koppelt u wel, dan vragen wij Meta om de kleinst mogelijke set rechten waarmee de functie werkt:

• Basistoegang tot het account. Wij lezen uw Instagram-accountkenmerk, gebruikersnaam en profielfoto, en bewaren die op de koppeling zodat de app kan tonen welk account is verbonden. Wij lezen uw bestaande berichten, uw volgers of uw statistieken niet.
• Publiceren. Kiest u ervoor een foto te publiceren, dan sturen wij Meta een afbeelding die al in uw ProFotograaf-bibliotheek staat, samen met het onderschrift dat u hebt geschreven. Publiceren is altijd een bewuste handeling van u; er wordt niets automatisch geplaatst, en wij lezen de media die al op uw account staan niet.
• Berichten. Zet u de Instagram-inbox aan, dan ontvangen wij de berichten aan uw zakelijke account en de handle van de afzender, en bewaren wij die bij het klantdossier in uw CRM, zodat een gesprek dat op Instagram begon niet verloren gaat. Toegang tot reacties vragen wij niet.

Waarom. Fotografen worden gevonden op Instagram en moeten hun bedrijf vervolgens ergens anders runnen. De koppeling bestaat zodat het publiceren van uw werk en het beantwoorden van de mensen die reageren op dezelfde plek gebeuren als uw galerijen en facturen. Wij gebruiken Instagram-gegevens niet om advertentieprofielen te bouwen, en verkopen ze nooit.

Hoe lang wij ze bewaren. Instagram-gegevens leven zolang de koppeling bestaat. Ontkoppelt u het account, dan verwijderen wij de koppeling, het opgeslagen toegangstoken en de Instagram-berichten die wij voor u bewaren. Verwijdert u uw ProFotograaf-account, dan gebeurt hetzelfde als onderdeel daarvan. Zie onze instructies voor gegevensverwijdering.

Op uw gebruik van de koppeling zijn ook de eigen voorwaarden en privacyverklaring van Meta van toepassing. Gegevens die wij hebben ontvangen vallen onder deze verklaring; gegevens die op Instagram blijven onder die van hen.

5. Leveranciers die een fotograaf vermeldt

Een fotograaf kan de andere leveranciers vermelden die aan een opdracht hebben meegewerkt: de bloemist, de locatie, de band, de tweede fotograaf. Daarvoor legt de fotograaf van die leverancier de naam, de website, de Instagram-handle en soms een e-mailadres vast. De naam, de website en de handle worden gepubliceerd: ze verschijnen op de openbare pagina's van de fotograaf, op de galerij die een bruidspaar ontvangt en op de trouwpagina die het paar met de gasten deelt. Het e-mailadres wordt nooit gepubliceerd. Het bestaat zodat de vermelde persoon kan worden verteld dat hij is vermeld, met een link om die vermelding te laten verwijderen.

De grondslag is de bewering van de fotograaf. Een vermelding is de eigen mededeling van de fotograaf over wie aan de opdracht heeft gewerkt. Wij vragen de leverancier vooraf niets, en vermeld staan is geen toestemming voor wat dan ook. Wij baseren ons op het gerechtvaardigd belang van een professional om openbaar te maken wie het werk heeft gedaan. Juist daarom is verwijderen onvoorwaardelijk, direct, en zonder account.

Uzelf laten verwijderen. Wie vermeld is, kan de eigen vermelding verwijderen via de link in elk bericht dat wij daarover sturen: het adres heeft de vorm /credits/remove/ gevolgd door een eenmalige token. Geen inloggen, geen account, geen reden opgeven. Met de knop verwijderen wij die vermelding en elke andere vermelding met dezelfde website, Instagram-handle of hetzelfde e-mailadres, en verdwijnen ze bij het eerstvolgende verzoek van alle openbare pagina's.

Waarom wij daarna toch iets bewaren. Na een verwijdering bewaren wij de genormaliseerde website, handle en het e-mailadres op een uitsluitingslijst. Het voorkomt dat een fotograaf u opnieuw vermeldt en dat wij u nog mailen. De lijst bevat die kenmerken en verder niets, en wij zouden hem moeten wissen om uw verwijdering ongedaan te maken.

Geen link bij de hand? Mail naar [email protected] en wij verwijderen de vermelding en zetten u zelf op de uitsluitingslijst.

6. Waarom wij dit mogen

• Om onze overeenkomst met u uit te voeren: uw account draaien, uw site hosten, uw galerijen bewaren en leveren, betaling innen.
• Omdat wij een gerechtvaardigd belang hebben: de dienst veilig en beschikbaar houden, misbruik voorkomen, begrijpen welke functies gebruikt worden en storingen opsporen. Wij wegen dat af tegen uw privacy en gebruiken gepseudonimiseerde gegevens waar dat volstaat.
• Omdat u toestemming gaf: het koppelen van een Instagram-account, en elke optionele integratie die u aanzet. U kunt uw toestemming intrekken door te ontkoppelen.

7. Wie het nog meer verwerkt

Wij verkopen geen persoonsgegevens en delen ze niet voor advertenties. Wel gebruiken wij de volgende leveranciers om de dienst te draaien. Een aantal daarvan hosten wij zelf in Nederland; die staan er ook bij, want onze eigen leverancier zijn is geen reden om ze weg te laten.

8. Waar het staat

De applicatie, de database en onze eigen mail en monitoring draaien op servers in Duitsland (Layer7). Uw foto's staan bij Cloudflare R2, waar Cloudflare de locatie kiest en geen EU-jurisdictie is ingesteld. Stripe, Prodigi, OpenRouter, Honeycomb en Meta kunnen gegevens buiten de EER verwerken; waar dat gebeurt, berust de doorgifte op de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie of op een adequaatheidsbesluit.

9. Hoe lang wij het bewaren

Hierover zijn wij expliciet, want vage bewaartermijnen zijn precies hoe gegevens zich stilletjes eindeloos opstapelen.

• Uw materiaal en accountgegevens blijven bewaard tot u ze verwijdert. Wij draaien geen achtergrondtaak die oude galerijen, oude foto's of oude klantdossiers wist. Wilt u iets weg hebben, verwijder het dan. Verwijdert u uw account, dan gaat het direct offline en wordt alles na 14 dagen gewist. Tot die tijd kunt u het herstellen, en wij mailen u bij de aanvraag, na 7 dagen en 1 dag voor het wissen. Zie onze instructies voor gegevensverwijdering.
• Bezoekersidentificatie verwijderen wij na twaalf maanden. Het gaat om de bezoekerssleutel bij galerijweergaven, portfolioweergaven en downloads, en om het adres en de user-agent bij berichten via het contactformulier. Een dagelijkse taak wist ze; de tellingen in uw dashboard blijven staan. De hash van het adres van een reageerder, die alleen beperkt hoe vaak één bezoeker kan reageren, wissen wij na 24 uur.
• Galerijen op het gratis pakket zijn 14 dagen na aanmaak niet meer bereikbaar. Dat is een toegangsbeperking. De foto's blijven van u en blijven staan, en komen terug zodra u upgradet.
• Facturen bewaren wij niet meer zodra uw account is gewist. Download ze eerst allemaal via uw accountinstellingen als archief met een pdf per factuur en een csv-overzicht. Het bewaren ervan gedurende de wettelijke bewaartermijn die voor u geldt, is uw eigen verantwoordelijkheid.
• Instagram-gegevens bewaren wij zolang de koppeling bestaat en verwijderen wij bij ontkoppelen.
• Back-ups rouleren volgens hun eigen schema, dus verwijderde gegevens kunnen daarin nog kort bestaan nadat ze uit de live dienst verdwenen zijn.

10. Beveiliging

Verkeer is versleuteld onderweg. Wachtwoorden bereiken ons nooit. Portaallinks en galerijlinks zijn niet te raden tokens, en portaaltokens bewaren wij alleen als hash, zodat een kopie van onze database niet meteen toegang tot uw galerijen geeft. Toegang tot productiesystemen is beperkt tot de exploitant. Geen enkel systeem is perfect; ontdekken wij een datalek dat u risico oplevert, dan melden wij dat aan u en aan de Autoriteit Persoonsgegevens binnen de wettelijke termijn.

11. Uw rechten

Op grond van de AVG kunt u ons vragen om een kopie van uw gegevens, om correctie, om verwijdering, om overdracht in een overdraagbare vorm, om beperking van de verwerking, of u kunt bezwaar maken tegen verwerking die wij op een gerechtvaardigd belang baseren. Berust de verwerking op toestemming, dan kunt u die altijd intrekken; dat raakt niet wat daarvoor gebeurde.

Uw account verwijderen kunt u zelf, zonder het ons te vragen. Het gaat direct offline en wordt na 14 dagen gewist, en tot die tijd kunt u het herstellen. Zie onze instructies voor gegevensverwijdering. Voor al het andere mailt u naar [email protected]; wij reageren binnen een maand.

Vindt u dat wij het verkeerd doen, dan mag u klagen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of bij de toezichthouder in het land waar u woont. Wij horen het liever eerst zelf.

12. Als een fotograaf u hierheen stuurde

Hebt u een galerij, een factuur of een portaallogin van een fotograaf gekregen, dan bepaalt die fotograaf wat er met uw gegevens gebeurt en handelen wij in hun opdracht. Vraag het eerst aan hen. Krijgt u geen contact, of komt er geen actie, mail dan naar [email protected] en wij helpen: wij kunnen u altijd vertellen wat wij bewaren, en wij grijpen in waar de wet de verplichting bij ons legt.

13. Cookies

Wij plaatsen een cookie om u ingelogd te houden, en een cookie om te onthouden dat u een met wachtwoord beveiligde galerij hebt geopend. Uw taalkeuze staat in de local storage van uw browser en in een cookie met de naam pf_lang, zodat de server in uw taal kan antwoorden als u een pagina opent zonder taal in het adres. Er zijn geen advertentiecookies en geen trackingscripts van derden op onze pagina's. Daarom wordt u ook niets gevraagd te accepteren.

14. Als wij u schreven en u bent geen klant

Wij schrijven soms fotografiebedrijven aan die openbaar vindbaar zijn, om de dienst voor te stellen. Als u ons zo hebt leren kennen: wij bewaren uw bedrijfsnaam, zakelijk e-mailadres, plaats en website, overgenomen uit openbare vermeldingen, en een overzicht van welke berichten wij u wanneer stuurden.

Die berichten meten of ze geopend zijn en of er op een link in is geklikt. Dat gebruiken wij alleen om te bepalen of wij nogmaals schrijven en of het bericht zinvol was. Het wordt niet gecombineerd met andere gegevens, niet verkocht en niet gedeeld.

Elk bericht bevat een afmeldlink, en uw e-mailprogramma biedt mogelijk zelf ook een afmeldknop. Beide stoppen alle verdere post van ons definitief (ook andere soorten berichten die wij sturen), en wij bewaren alleen uw e-mailadres, uitsluitend om u niet opnieuw te schrijven. U kunt ons ook op het adres in paragraaf 1 vragen te wissen wat wij bewaren.

15. Kinderen

De dienst is zakelijk gereedschap en richt zich niet op kinderen. Wij maken niet bewust accounts aan voor iemand onder de 16. Foto's van kinderen die een fotograaf uploadt zijn de verantwoordelijkheid van die fotograaf, die over de wettelijk vereiste toestemming moet beschikken.

16. Reacties op de site van een fotograaf

Een bezoeker kan reageren op een blogbericht of foto van een fotograaf. De fotograaf bepaalt wat er wordt gepubliceerd en is de verwerkingsverantwoordelijke voor die reacties. Wij bewaren ze namens de fotograaf.

• Wat wij bewaren: de naam die u invult, uw e-mailadres, een optionele website, de tekst van de reactie en een gesalted hash van uw IP-adres. De hash dient alleen om te beperken hoe vaak één bezoeker kan reageren. Hij is niet terug te rekenen naar uw adres en wordt nooit getoond. Wij wissen de hash na 24 uur.
• Wie het ziet: naam, website en tekst staan op de pagina zodra de fotograaf de reactie goedkeurt. Uw e-mailadres ziet alleen de fotograaf.
• Hoe lang: een reactie blijft staan tot de fotograaf haar verwijdert of het account van de fotograaf wordt verwijderd. Reacties die als spam zijn gemarkeerd worden na 30 dagen verwijderd.

Uw reacties laten verwijderen. Open /comments/remove op de site van de fotograaf, vul het e-mailadres in waarmee u reageerde en wij sturen een link daarheen. De link werkt eenmalig en 24 uur. De knop op de pagina die hij opent verwijdert elke reactie met dat adres op die ene site, samen met de antwoorden die de fotograaf erop schreef. Reacties op andere sites blijven staan. De pagina geeft hetzelfde antwoord voor een adres dat wij niet kennen, dus er blijkt niet wie heeft gereageerd. Hebt u geen toegang tot de mailbox, schrijf dan naar [email protected].

17. Wijzigingen

Wijzigen wij deze verklaring, dan passen wij de datum bovenaan aan. Raakt een wijziging wezenlijk wat wij met uw gegevens doen, dan laten wij dat per e-mail weten voordat die ingaat.